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万一に備え、貴重な研究資料を収集したライブラリデータのバックアップを作成しよう


ライブラリデータのバックアップを作っていますか?

データファイルの破損やパソコンの故障などに遭遇した場合、ライブラリ作成に費やした時間が無駄になってしまう上に、収集した文献情報や添付した文献そのものがなくなってしまう可能性があります。 万一の事態に備えるために、EndNoteのライブラリデータのバックアップの作成方法を紹介します。

 

 

なぜバックアップが必要なのか

PCの前に鎮座するネコ

EndNote はデータベースなどから簡単に文献情報を取得・保存できますが、取得する文献の選別、グループ分け、関連ファイルの添付などをおこなっていくと、1日数分だとしても、累計では結構な時間を費やしていることになります。

EndNoteライブラリはあくまでもデータであるため、データファイルの破損やパソコンの故障などで、時間を費やしたライブラリデータが失われてしまうリスクが常にあります。また、添付したフルテキストPDFや関連ファイルなどのバックアップがない場合、それらのデータも失われてしまいます。

そのような事態を避けるため、EndNoteにはライブラリデータのバックアップを作成する機能が備わっています。万一の事態に備えて、データのバックアップを定期的に作成することをおすすめします。

バックアップを作成しておけば、ライブラリデータを失うことになっても、バックアップを作成した時点までのデータをすぐに復元することが可能です。

ライブラリデータとは

EndNote のライブラリは下記のどちらかの形式で保存されます。
※拡張子が見えるよう、パソコンの設定を変更してください。

  1. 同名のファイルとフォルダのペア

    ・[ライブラリ名].enl ファイル
    ・[ライブラリ名].Data フォルダ

     

    enlファイルとdataフォルダ

     

    この形式で保存している場合、ファイルとフォルダのペアが崩れないようファイルの移動やファイル名の変更を行う必要がありますのでご注意ください。ペアが崩れると添付ファイルやグループ情報などが欠落してしまいます。

  2. パッケージ保存(Macintosh でのみ、ライブラリ作成時に選択可)

    ・[ライブラリ名].enlp という単一のファイル

    enlpファイル

     

    ※画像は EndNote X9 のファイルです。EndNote のバージョンによってはアイコンのデザインが異なります。

バックアップの作成方法

上記のライブラリデータのコピーを USB などの外部記憶媒体に保存しておくことでも対応可能ですが、より便利な「圧縮保存」の形式でバックアップデータを作成する方法をご紹介します。

※EndNote の「圧縮保存」はライブラリの容量が 4GB 以下の場合にのみ作成できます。ライブラリデータが 4GB を超えている場合、上記ライブラリデータをコピーする形でバックアップを作成してください。ライブラリデータの容量は、".Data" フォルダの容量とほぼイコールですので、".Data"フォルダのプロパティから容量をご確認ください。

手順1
バックアップを作成したいライブラリを開き、メニューバーの [File] > [Compressed Library (.enlx)] をクリックします。

ライブラリを開き、メニューバーの [File] > [Compressed Library (.enlx)] をクリック

 

手順2
出現する画面で、バックアップを作成するデータの範囲を選択できます。ライブラリデータ全体のバックアップを作成する場合は変更を加えることなく、[Next] で画面を進めます。

[Next] で画面を進める

 

手順3
バックアップデータの作成場所と名前を指定する画面が表示されます。場所・名前ともに任意ですが、バックアップデータを保管する場所を決めておき、作成日とバックアップであることが分かる文字列を名前に含めておくことをおすすめします(下図は例です)。保存場所と名前を設定したら [保存] をクリック

保存場所と名前を設定したら [保存] をクリック

 

以上でバックアップデータが作成されます。作成した場所を確認すると下図のようなファイルが作成されているのを確認できるはずです。

 

※画像は EndNote X9 におけるバックアップファイル(拡張子:.enlx)です。EndNote のバージョンによってはアイコンのデザインが異なります。基本的には各バージョンのライブラリファイルに圧縮機の影が映り込んでいるアイコンになります。

※パソコンの故障にも備える場合は、作成されたバックアップファイルを USB などの外部記憶媒体にも保存しておく必要があります。

ライブラリデータを「圧縮保存」するメリット

  1. [ライブラリ名].enl と [ライブラリ名].Data のペアで管理している場合、それらが離れる心配がなくなる
  2. ファイルを移動させる際にファイルの破損が起こりにくい
  3. 「圧縮保存」されたデータを解凍すれば、何度でも圧縮前の状態のライブラリデータ(.enl ファイルと .Data フォルダ)を作成できる
    (zipなどの圧縮ファイルと同様に、解凍しても元の圧縮ファイルが自動的に消えることはありません)

・解凍方法
EndNote がインストールされているパソコンで、圧縮保存ファイル(拡張子:.enlx)を開けば解凍されます。

圧縮保存ファイルの注意

圧縮保存ファイルを解凍すると、[ライブラリ名].enl ファイルと [ライブラリ名].Data フォルダが作成された上でライブラリが開きます。このとき開いたライブラリは作成された ".enl" ファイルと ".Data" フォルダを参照しているので、その後加えた変更は同ファイル・フォルダに保存されます。圧縮保存ファイルには変更が反映されませんのでご注意ください。

※圧縮保存ファイルの内容は更新できませんので、定期的に圧縮保存ファイル(バックアップ)を作成してください。何回も圧縮保存ファイルを作成することになるので、作成時の日付をファイル名に入力することをおすすめします。

※古くなった圧縮保存ファイルは適宜削除してください。

まとめ

定期的にバックアップを作成しておくことで、ライブラリデータに何かあっても最後にバックアップを作成した時点まで簡単に復元できるようになり、それまで時間をかけて積み上げた大事な研究データを守ることができるようになります。

「ひと月に一回」や「ライブラリに大きな変更を加えたとき」などにバックアップを作成する癖を身に付けておきましょう。パソコンが故障する場合にも備えるために USB などの外部記憶媒体などにも保存しておくことをおすすめいたします。

※オンラインストレージの利用について
EndNote はオンラインストレージ上でライブラリを開き、利用することを想定して開発されていません。動作保証・サポートの対象外となります。詳細はこちらのページをご参照ください。

ただ、バックアップファイルの保管場所とするだけであれば問題ありません。その場合は、オンラインストレージ上でファイルを開かないよう、十分ご注意ください。



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