EndNoteのグループ機能を活用してみよう


1つのライブラリに多くの文献を取り込んでいると、必要な文献がすぐに見つからないということはありませんか?そんなときにはEndNoteのグループ機能を活用してみましょう。

グループ機能を利用すると、ライブラリに保存した文献情報を任意に作成したグループに分け、ライブラリを見やすく整理することができます。

グループ機能では各レコードにタグ付けする感覚でグループ分けできます(人物ごと、分野ごと、など)。フォルダ分類とは異なり、ひとつのレコードは複数のグループに所属できます。

今回はグループ機能の概要と活用方法を紹介します。

グループ機能とは?

EndNoteのグループセット
  • ・大量な文献情報を手動または自動で振り分けることができます。
  • ・グループの作成や設定を簡単にできます。
  • ・分野ごとに、または執筆中の論文ごとにグループで分けることによって、文献が探しやすくなります。
  • ・グループ分類後もマスターレコードとしてAll Referenceに残ります。

グループ機能を使うメリット

  • ・タグ付け感覚でグループ分けできます(ひとつのレコードは複数のグループに所属できます)
  • ・必要な文献を分かりやすく分類でき、すぐに見つけることができます。
  • ・論文やプロジェクトごとに文献を分けておくことで、混同せずに管理できます。
  • ・取り込んだ文献を自動で振り分けることで手作業の時間を削減できます。

グループ機能の種類(4種類)

下記の図の赤い枠の部分がEndNoteのグループパネルです。

EndNoteのグループパネル

(1)グループセット

グループセットは複数のグループを収納する大きなグループです。下記の画像では「年代別」が一つのグループセットです。

EndNoteのグループセット


グループセットの作成方法は以下の通りです。
グループパネルにて右クリックし、表示されるメニューの「Create Group Set」をクリックします。

EndNoteのグループパネルにて右クリックし、表示されるメニューの「Create Group Set」をクリック

グループセットの名前を付けてEnterキーを押すと新しいグループセットができます。

新しいグループセットに名前を入力

グループセットにて各種グループを作成できます。

(2)カスタムグループ

カスタムグループは手動で振り分けることができるグループです。

作成方法は以下の通りです。
グループセットにカーソルをあわせて右クリックし、表示されるメニューの「Create Group」をクリックします。

グループセットにカーソルをあわせて右クリックし、表示されるメニューの「Create Group」をクリック

グループの名前を入力し、Enterキーを押すと新しいグループが作成されます。

新しいグループに名前を入力

「All References」にてグループ分けしたい文献レコードを選択し、作成したグループへドラッグ・アンド・ドロップするとその中に分類されます。

 

(3)スマートグループ

スマートグループは条件を設定した上で自動的にレコードを振り分けられる機能です。

例:

  • ・2018年に出版された、キーワードに〇〇を含む文献
  • ・★が5つの文献 (読む優先度を★で設定することでリアルタイムにグループが更新されます)

 

スマートグループの作成方法は以下の通りです。

グループセットにカーソルを合わせて右クリックし、表示されるメニューの「Create Smart Group」をクリックします。

グループセットにカーソルを合わせて右クリックし、表示されるメニューの「Create Smart Group」をクリック

 

設定ボックスにてグループ名を入力、振り分け条件を設定し、「Create」をクリックするとスマートグループが作成されます。

例:仕分け条件を「2018年」の文献にする場合

仕分け条件を「2018年」の文献にする場合

 

振り分け条件に該当する、ライブラリ内の文献レコードが自動的に振り分けられます。

2018年で自動振り分けされた結果

 

新しくインポートされた文献レコードも自動的に振り分けられますので、一度設定しておくと、便利です。

(4)クリエイトフロムグループ

クリエイトフロムグループでは、既存のグループを条件として、複数のグループ条件を組み合わせて新たなグループを作成できます。

グループセットにカーソルを合わせて右クリックし、表示されるメニューの「Create Smart Group」をクリックします。

グループセットにカーソルを合わせて右クリックし、表示されるメニューの「Create Smart Group」をクリック

 

設定ボックスにてグループ名を入力、振り分け条件を設定し、「Create」をクリックすると作成されます。

例:「出版年が2018年」かつ「C型肝炎」の文献グループを作成

:「出版年が2018年」かつ「C型肝炎」の文献グループを作成

 

振り分け条件に該当する文献レコードが自動的に振り分けられます。

振り分け条件に該当する文献レコードが自動的に振り分けられた

 

新しくインポートされた文献レコードも自動的に振り分けられます。

その他

「作成されたグループの名前あるいは振り分け条件を修正する」

該当グループにカーソルを合わせて右クリックします。

  • ・名前の変更 → 「Rename Group」
  • ・条件の変更 → 「Edit Group…」

 

該当グループにカーソルを合わせて右クリック 名前の変更「Rename Group」 条件の変更「Edit Group…」

 

「文献レコードがどのグループに分類されているのかを確認する」

確認したい文献レコードを選択し、EndNoteメニューバーの[References] -> [Reference Summary]をクリックします。

EndNoteメニューバーの[References] -> [Reference Summary]をクリック

 

Record Summary画面にて所属するグループ名が「Custom and Smart Groups」に表示されます。

Record Summary画面にて所属するグループ名が「Custom and Smart Groups」に表示される

 

Note

各レコードは、グループに分類された後もマスターレコードとしてAll Referenceに残ります。別グループに分類したい場合は同じレコードを再度取込む必要はありません。また、レコードの編集やPDFファイルを添付したい場合もマスターレコードに対しその操作をすれば、グループに分類されたレコードに対しても同様の変更が適用されます。

まとめ

普段からグループ機能を設定しておくことで、大事な文献情報をなくさずに保存することができます。
グループ機能をまだ使っていないという方は、この機会にぜひ活用してみてください。